Seminário De TGA - Tema: Qualidade Total - ADM UFBA

No dia 25/11/2010 alunos do curso de Administração da UFBA, apresentaram o seminário com o tema QUALIDADE TOTAL, orientados pelo professor Carlos Federico.
O tema abordava seus principais teóricos e teorias, suas contextualizções históricas até sua aplicação na atualidade, dentre outras coisas que foram abordadas destacou-se:

OS 6 C’S de PHILLIP CROSBY

1. Compreensão – é preciso perceber e entender o significado de Qualidade
2. Compromisso – a alta direção aplica a política de Qualidade na Organização
3. Competência – implantar melhoria da qualidade através de métodos adequados
4. Comunicação -  para que todos adquiram a cultura corporativa da Qualidade - padronizando a comunicação.
5. Correção – baseada na prevenção e no desempenho dos processos e nos indivíduos
6. Continuação – enfatiza o processo de Melhoria da qualidade

Será que é suficiente para uma empresa ter uma equipe talentosa e motivada para obter sucesso? Creio que se ela não estiver bem informada, se seus integrantes não se comunicarem adequadamente, não será possível potencializar a força humana desse grupo. Dessa forma, a comunicação interna é algo prioritário que deve merecer grande atenção.
Entende-se por comunicação interna o esforço de comunicação desenvolvido por uma empresa, órgão ou entidade para estabelecer canais que possibilitem o relacionamento, ágil e transparente, da direção com os diferentes públicos internos e entre os próprios elementos que os integram. Ela não se restringe à chamada comunicação descendente, aquela que flui da direção para os empregados, mas inclui, obrigatoriamente, a comunicação horizontal entre os segmentos do público interno e a comunicação ascendente que estabelece o feedback e instaura uma efetiva comunicação. Nas organizações em que se pratica apenas a comunicação descendente, talvez nem seja apropriado mesmo falar-se em comunicação, porque, como um processo, ela precisa realizar-se nos dois sentidos.

Alguns especialistas afirmam que há cinco Cs para uma comunicação interna eficaz: clara;consistente; contínua e freqüente; curta e rápida; e completa. Isso quer dizer que o foco da comunicação interna é a motivação. Toda instituição é formada por pessoas e o modo como estas pessoas se relacionam com o cliente, os parceiros de trabalho e os fornecedores pode ser decisivo.
E por isso a comunicação é facilitadora quando usada de forma adequada.

Vídeos da apresentação:

1ª PARTE:

http://www.4shared.com/video/EnHyl7tS/tga_-_seminario_parte1.html

2ª PARTE

http://www.4shared.com/video/tvSRByAa/tga_-_seminario.html

Postado por Jéssica Pires
 Fonte:
 http://qualidadeonline.wordpress.com/2010/01/14/a-importancia-da-comunicacao-interna-nas-empresas/

Uma boa liderança motiva a equipe a alcançar os objetivos traçados através de uma estratégia que construa uma boa imagem, reputação e uma identidade particular empresarial.

O líder deve aprender a comunicar-se com eficiência. Observe que ele não foi colocado à frente dos outros para mandar, a não ser que seja um general. Na verdade, sua missão é persuadir aqueles que estão à sua volta, é fazer com que todos sintam-se integrantes da equipe, é motivar todos em direção ao objetivo comum. É, como se diz no jargão administrativo, fazer com que todos os envolvidos vistam a camisa da empresa. Em outras palavras, deve conscientizar cada um deles, que sem eles a meta não será atingida.
A comunicação e a liderança nos dias que correm têm um aliado e, ao mesmo tempo, um não-aliado: a informática. O líder deve estar aberto para usufruir deste novo tipo de comunicação. O que adianta datilografar um texto se, depois disso, temos de digitar novamente no computador? Quer queiramos ou não, os avanços da computação eletrônica são um fato, e sobre fatos não há argumentos. O que nos cabe é assimilá-los e nos adaptarmos a eles para que não fiquemos desatualizados. 

Postado por Maria Carvalhal

Comunicação Empresarial

Toda organização para ser bem sucedida utiliza como estratégia a comunicação organizacionalao analisar o seu público alvo. A empresa precisa preocupar -se com três metas essenciais para que seus objetivos sejam alcançados de maneira eficiente,são elas:
1 - O público alvo da sua organização;
2 - A atitude do público diante a empresa;
3 -Por fim, o quê o público sabe sobre o tema discutido.
Um exemplo disso é a organização que se preparou bastante para obter a eficiência na divulgação de seu produto, que é mundialmente conhecida como Coca - Cola. Atualmente, esta empresa é considerada uma das melhores em comunicação empresarial devido ao seu sucesso nos comerciais através da mídia.

Postado por:Vinicius dos Anjos

Comercial Coca-Cola -Comunicação Empresarial-CEFETES-IN1

Comunicações informativas e persuasivas no ambiente de trabalho

Comunicação informativa no trabalho

São todos os assuntos que os colaboradores precisam ou estão interessados em saber. Este tipo de comunicação trata de divulgar mensagens que motivam os trabalhadores e visam a mobilização. As mensagens abordam temas relacionados com três áreas principais: o sistema de produção; a empresa, os seus objectivos e o meio onde ela se insere; e a organização interna.

A comunicação informativa tem a função de:

a)     permitir a compreensão dos vários factores técnicos, comerciais e humanos em causa, assim como as dificuldades e as obrigações que afectam os empregados;

b)     permitir desencorajar conjecturas ou a deturpação de factos e a informação errónea, com todos os equívocos que diminuem a eficácia do trabalho individual;

c)     proporcionar aos seus colaboradores a compreensão da organização e dos seus problemas, diminuindo os temores e as suspeitas que possam ter no seu trabalho relativamente à direcção;

d)     facilitar o sentimento de orgulho e a satisfação que todos procuram no seu trabalho, tornando-os capazes de se exprimirem em todos os níveis da hierarquia.

Ao aumentar o seu interesse pela organização, os empregados identificam melhor os seus próprios interesses com os da organização.

Em suma, a boa comunicação informativa combate a estagnação e promove um fluxo de conhecimentos ou informações que afectam a eficácia dos trabalhadores e o progresso da organização.

Comunicação persuasiva no trabalho:

A comunicação persuasiva é a comunicação que funciona. Uma coisa é você tentar se comunicar, outra, é você conseguir se comunicar bem, de forma a obter um feeback, uma reação do seu receptor.
A persuasão chega a ser mais importante que o convencimento. No convencimento a pessoa foi con-“vencida”, às vezes até por algo em troca. Na persuasão a pessoa fica encantada com você, e faz o que você sugere por empatia, sem obrigação.
A comunicação persuasiva serve para você fazer parceiros duradouros, através de palavras bem faladas.

Em que setores posso aplicar esse método?
Em vários setores da nossa vida, seja em uma venda, com sua equipe no trabalho, ou nos seus relacionamentos interpessoais. Até para conquistar um emprego ou para ser promovido você pode usar a comunicação de forma persuasiva.

Postado por: Francielis Sacramento

 Fontes: http://www.prof2000.pt/users/secjeste/heletese/Pg001400.htm
 http://vocenuncaouviunadaigual.blogspot.com/2010/06/saiba-mais-sobre-comunicacao-persuasiva.html

Comunicação nas Organizações

A necessidade de comunicar-se surge desde quando surge a vida.
Torna-se fundamental expressar os sentimentos, anseios e opiniões, desde quando a criança nasce ou até mesmo durante a getação(onde mães se comunicam com seus bebês).
O fato é, que em todos os aspectos de nossas vidas, precisamos nos comunicar. E se tratando de organizações não poderia ser diferente, a maioria dos problemas não resolvidos numa Organização é devido à falta de comunicação.
No decorrer deste semestre vimos que são muitos os fatores que impedem a realização de uma boa comunicação, como: não ter habilidade de ouvir; não ser objetivo(impedindo que o outro saiba realmente o que você deseja); não saber escolher o canal certo ao transmitir sua mensagem; permitir ruidos na sua comunicação, dentre outros.
Logo vemos que não basta apenas nos comunicar, é preciso fazer isso com eficiencia para que o objetivo possa ser alcançado, principalmente dentro de uma Organização onde a realização de tarefas, de alguma forma, dependem sempre da comunicação.

  
O papel da comunicação na circulação das informações dentro das empresas

"O processo da comunicação pode ser eficiente e eficaz. A eficiência está relacionada com os meios utilizados enquanto a eficácia está relacionada com o objetivo de transmitir uma mensagem com significado, ou seja, uma deve completar a outra.
O destinatário fornece retroação ao emissor, indicando que compreendeu perfeitamente a mensagem enviada.
A Comunicação significa compartilhar, e não apenas falar ou escrever. Ela envolve uma ponte de duas mãos, um tráfego duplo onde transitam significados que tornam comuns entre duas ou mais pessoas.
A qualidade da comunicação interna é um fator essencial para o sucesso das empresas diante de uma concorrência cada vez mais ágil e agressiva. Entretanto, de um lado, existe a necessidade de ser estudada a forma como essas empresas elaboram os comunicados internos a seus colaboradores, e de outro, a forma como estes comunicados são interpretados por eles.
Quando essa comunicação é realizada de modo competente, proporciona boas relações entre os funcionários e integra-os ao cotidiano de trabalho ao divulgar com transparência as decisões e objetivos da empresa. Também pode tornar-se um diferencial competitivo nas relações com clientes.
A comunicação assume cada vez mais importância global, incentivando o público interno da empresa a gerar e a repassar informações para os diversos setores nela existentes e consequentemente aos clientes e à própria organização, principalmente os funcionários.
Foram criados vários instrumentos para favorecer a circulação das informações nas empresas, dentre as ferramentas e modalidades que compõem a comunicação interna, podemos citar as publicações impressas (jornais, revistas, boletins); o jornal mural; a intranet; os newsletters eletrônicos; os vídeos institucionais e os folders.
Em síntese, um programa consistente de comunicação evita desvios de informação, cria uma cadeia de responsabilidades e capacita o funcionário como um multiplicador consciente das metas da empresa.
Conclui-se que o cuidado, a qualidade, os meios utilizados para a comunicação interna tornam-se diferenciais no sucesso de uma organização, levando-se em consideração uma concorrência mais acirrada em um universo cada vez mais globalizado.

Hoje a comunicação interna é vista como uma ferramenta estratégica, sinônimo de processo de comunicação alicerçada no planejamento estratégico da organização.
Esse processo ágil resulta, dentre outras melhorias, em confiabilidade entre os colaboradores e líderes e informações rápidas na tomada de decisão".
Amanda Boschiero Galasso, Vinicius Guitar E. dos Santos y Maria do Rosário R. Salles *(http://www.eumed.net/rev/turydes/05/gss.htm).


Postado por: Jéssica Pires

COMUNICAÇÃO POSITIVA: A ARTE DE OUVIR E DAR FEEDBACK

 O processo de comunicação implica em diversos modelos e etapas e nenhuma delas pode ser desprezada, considero o desenvolvimento das capacidades de ouvir, avaliar, administrar as emoções e dar feedbacks adequados como um fator determinante no sucesso pessoal, este tem sido um grande entrave nas relações interpessoais, temos implantado um padrão de comunicação que visa a competição e a comparação, isso transforma os feedbacks em ameaças e transformam as relações em batalhas.

Quantas vezes você se viu na seguinte experiência: Você expressa uma determinada dificuldade física, como por exemplo, o cansaço, da seguinte maneira: "Puxa, como (EU) estou cansado hoje, (EU) acho que preciso de férias" e aí VOCÊ recebe um feedbck mais ou menos assim: "Hummm, e EU? Estou (EU) morto de cansaço, se VOCÊ precisa de férias, imagine EU? Ou chega em casa e diz: "Querida, hoje EU trabalhei demais! E o feedback é: "VOCÊ nem imagina o quanto EU trabalhei hoje"...

Um Diálogo muito louco:

Um amigo (gerente de produção de uma grande empresa, que aqui chamarei de Mário) me narrou o seguinte diálogo ocorrido entre ele um diretor de sua empresa:

Mário: Dr. Jorge, EU gostaria de rever o nosso último relatório de produção, creio que posso localizar algumas situações críticas que não vimos em nossa reunião mensal de avaliação! Podemos fazer um novo encontro nessa semana?

Dr. Jorge: EU duvido Mário, EU questionei tudo que era possível, (EU) faço isso há 30 anos!

Mário: Sim, EU sei que nunca tivemos este procedimento antes, mas é que (EU) repensei algumas situações em casa nesse final de semana e conversando com meu subgerente, (NOS)percebemos algumas alternativas interessantes.

Dr. Jorge: EU não mexo no time antes do segundo tempo,

Mário: O Senhor percebeu que nossa produtividade no setor 5 teve a mesma queda percentual que o aumento da produtividade do setor 7? Percebe a nossa resposta para a perda de competitividade em nossa falha em investir desproporcionalmente na evolução do primeiro setor? Desta forma criamos uma desproporção na competência e instrumental técnico, gerando um desencontro na produtividade!

Dr. Jorge: Mas EU não vou colocar MINHA cabeça a prêmio e mudar tudo! Me desculpe Mário, mas tenho uma reunião em 20 minutos, você tem algo importante a dizer?

Mário: KKKKKKKKKKKKKKKKKK, até mais Dr. Jorge.

Resumindo: Ninguém escutou ninguém!

Competição e Comparação:

Estes são os padrões de comunicação mais comuns em nossa sociedade, um padrão adoecido pela percepção inadequada do outro, na verdade este modelo extingue o fator "ouvir" como um processo de coleta de dados para avaliação com fins assertivos, mas direciona a mente para um processo de coleta de informações com fins estratégicos de contra-ataque e autodefesa. Desta forma ficamos prontos para responder e não para atender!

O desenvolvimento das capacidades de ouvir, avaliar, administrar as emoções e dar feedbacks adequados é a resposta para nossas relações interpessoais, que são traduzidas em feedbacks adequados, que satisfazem intelectual e emocionalmente os interlocutores.

        10 DICAS para desenvolver a arte de ouvir e de dar feedbacks adequados:

1. Desarme-se emocionalmente em qualquer diálogo, aprenda a perceber os melhores sentimentos e intenções por traz de cada fala e concentre-se nos fatos;
2. Organize as informações antes de dar feedbacks, faça anotações, releia, demonstre interesse;
3. Não julgue os outros precipitadamente; Valorize todas as pessoas e situações;
4. Não tome nenhum diálogo como "pessoal" mesmo que o seja, mas como uma oportunidade de crescer, aprender, mudar... Pergunte-se: O que posso aprender com esta situação?
5. Se não conseguir perceber os sentimentos por traz dos questionamentos, simplesmente questione de forma educada e assertiva: Acho que em seu lugar eu também estaria pensando em mudanças, me diga exatamente como você se sente a respeito disso! Me ajude a entender a situação aqui!
6. Não responda de forma contraditória imediatamente, evite iniciar as frases com a palavra NÃO, use adjetivos como: Ótimo, muito bom, em seguida coloque suas observações, mesmo que o melhor naquele momento seja pedir tempo para pensar...
7. Não se compare ou coloque-se em posição de superioridade;
8. Não se coloque em posição de competidor, mas de cooperador, parte da equipe;
9. Se perceber animosidade procure mudar o clima levantando valores essenciais de forma honesta; Seguem ai algumas direções:

      9.1   "Toda família tem suas encrencas, se estamos tentando ser uma boa família não podemos escapar das encrencas também não é?"

      9.2   "Não será a primeira vez que meus colegas me ajudam a corrigir algo"

      9.3   "Espero que consigamos manter este padrão de ajuda e apoio nos momentos críticos, isso faz toda a diferença"

  10. Demonstre gratidão sempre! Faça as pessoas se sentirem importantes, essenciais, queridas!

Aprender a arte da comunicação é um fator determinante para o sucesso, mas é essencial a percepção de que somos capazes de administrar nossas relações, não me refiro à manipulação, mas a administração do ambiente e clima em que nossas relações acontecem, também desenvolver um desejo honesto de fazer com que as pessoas se sintam bem atendidas em suas necessidades aumentará nossa capacidade de colocar as dicas acima em prática.

Fonte:

Múcio Morais – Palestrante Motivacional – www.muciomorais.com

Postado por Maria Carvalhal

Modelo de comunicação no ambiente de trabalho

Um sistema ou modelo de comunicação serve para troca de dados (informações). Diferentes modelos demostram a importância que a comunicação no ambiente de trabalho vem assumindo em face do novo cenário globalizado. Seus elementos básicos são:
• Fonte: Quem envia a mensagem;
• Codificador: Transforma e codifica os dados;
• Canal: Meio pelo qual a mensagem é transmitida;
• Mensagem: Informações transmitidas;
• Decodificador: Decodifica a mensagem;
• Receptor: Quem recebe a mensagem;
• Feedback: Resposta do receptor para o emissor.

O modelo transacional enfatiza o feedback, isto é, como a mensagem é recebida e entendida, particularmente através da manifestação não verbal, a qual pode substituir o feedback verbal. Ou seja, interessa o comportamento manifestado, não apenas expresso verbalmente.
O processo do modelo transacional difere fundamentalmente do modelo de transferência de informação ao considerar o significado da mensagem, como é recebida e entendida, isto é, como o receptor irá desconstruir/construir o significado da mensagem recebida.

Modelo de COMUNICADO INTERNO:

De: Diretoria
Para: Colaboradores


Comunicamos a todos os colaboradores que, na próxima quinta-feira, dia XX/XX/XXXX, no período vespertino, será realizada em nosso centro de eventos uma palestra ministrada pelo Dr. Orestes Oristeu, abordando o tema Administração Eficiente do Tema.

Em virtude disso, não haverá expediente no período, sendo que todos os colaboradores estão convidados a participar da palestra.



(nome)
(cargo)

Exemplo muito interessante e divertido de como funciona a comunicação interna mal decodificada dentro de uma empresa:

De: Presidente
Para: Diretor

Na próxima segunda feira, aproximadamente ás 20:00 horas, o cometa Halley passará por aqui. Trata-se de um fenômeno que ocorre a cada 76 anos.
Assim peço que os funcionários estejam reunidos no pátio da fabrica, todos usando capacete de segurança, para que eu possa explicar o fenômeno a eles.
Se estiver chovendo, não poderemos ver o espetáculo a olho nu, e todos deverão se dirigir ao refeitório onde será exibido um filme documentário sobre o cometa Halley.

De: Diretor
Para: Gerentes

Por ordem do presidente na sexta-feira às 20:00 h, o cometa Halley vai aparecer sobre a fabrica.
Se chover os funcionários deverão ser reunidos, todos com capacete de segurança e encaminhados ao refeitório, onde o raro fenômeno aparecerá, o que acontece a cada 76 anos a olho nu.

De: Gerentes
Para: Chefes de Produção

A convite do nosso querido diretor, o cientista Halley de 76 anos vai aparecer nu no refeitório da fabrica, usando capacete, pois vai ser
apresentado um filme sobre segurança na chuva. O diretor levará a demonstração para o pátio da fabrica.

De: Chefes de Produção
Para: Supervisor de Turnos

Na sexta-feira, o diretor, pela 1ª vez em 76 anos, vai aparecer nu no refeitório da fabrica, para filmar o Halley, o cientista famoso e sua equipe. Todo mundo deverá estar de capacete, pois vai ser apresentado
um show sobre segurança na chuva. O diretor levara sua banda para o pátio da fabrica.

De: Supervisor de Turnos
Para: Funcionários

Todo mundo nú, sem exceções, deve estar no pátio da fabrica, na próxima sexta-feira, ás 20:00 hs, pois o manda-chuva (Presidente) e o sr. Halley, guitarrista famoso, estarão lá para mostrar o raro filme ‘Dançando na chuva’. Todo mundo no refeitório de capacete, o show será lá, o que ocorre a cada 76 anos.

Aviso para todos! (ou a famosa rádio-peão)
Na sexta-feira, o chefe da diretoria vai fazer 76 anos e liberou geral para a festa ás 20:00 hs no refeitório. Vão estar lá, pagos pelo manda-chuva, ‘BILL HALLEY E SEUS COMETAS’. Todo mundo nu e de capacete, pois a banda é muito louca e o rock vai rolar solto, mesmo com chuva.

Fontes:http://www.tudobox.com/425/modelo_de_comunicado_interno.html
http://www.hephesto.com/agrega/?p=303

Portado por Franciellis Sacramento

Os sete principais erros na comunicação no trabalho

 

Você já parou para pensar como é a sua comunicação no ambiente de trabalho? Pois saiba que essa análise pode ajudar a evitar diversos problemas com os colegas, a chefia, os clientes e os fornecedores.
De acordo com o especialista em comunicação verbal e focada em gestão de pessoas, Reinaldo Passadori, as empresas têm buscado profissionais competentes na comunicação, principalmente na verbal. Ele afirma ainda que, para ter uma comunicação eficiente, é necessário que os profissionais façam uma reflexão sobre a forma que interpretam os fatos, como compreendem o próximo e como tratam as pessoas.
Para melhorar a comunicação no ambiente corporativo, é necessário evitar alguns erros. Confira abaixo os sete principais pecados na comunicação que foram listados por Passadori:
1. Apatia: o contrário é a empatia, que nada mais é do que a capacidade de se colocar no lugar do outro, compreendendo o nível sociocultural e o temperamento. Ser empático é ser generoso com o outro. Com voz serena, mas firme, pode-se articular palavras com calma, confiança, polidez, o que torna a comunicação mais atraente.
2. Insegurança: profissionais inseguros geralmente se comportam de maneira agressiva, o que pode causar medo e intimidação. Quem se conhece verdadeiramente detém o controle de seus atos, gestos e palavras. Uma pessoa assertiva defende suas ideias e direitos e, ao mesmo tempo, procura aceitar os dos outros, o que deve ser feito!
3. Impaciência: quando se é impaciente, é difícil ensinar e aprender, já que não há espaço para a observação e o intercâmbio de informações. Uma postura sábia requer dar o tempo de maturação necessário aos acontecimentos e também tomar decisões firmes de forma serena, sem atropelos.
4. Incoerência: é a diferença entre falar, defender uma ideia, valores ou posição e não seguir os discursos e as ideias apregoados. Esse comportamento desperta desconfiança e descrédito, pois as pessoas acreditam que a qualquer momento o incoerente poderá mudar de lado, sem se importar com os desdobramentos das suas atitudes.
5. Prolixidade: ser excessivamente longo, cansativo e entediante numa conversa ou texto é um dos maiores pecados da comunicação. Geralmente, o prolixo não reconhece que sua expressão é confusa, cheia de palavras repetidas ou sem um significado importante e que os ouvintes não prestam atenção justamente pela falta de objetividade.
6. Ignorância: falta de conhecimento, sabedoria e instrução sobre determinado tema, ou mesmo acreditar em algo falso, não tendo discernimento. Saber que existe mais conhecimento e profundidade em um assunto, porém, não buscar isso. Fazer pouco caso da importância do saber, e agir como se não precisasse do outro.
7. Arrogância: caracteriza a falta de humildade, alguém que não deseja ouvir, aprender algo que não saiba ou estar no mesmo nível do seu próximo. Contraposta, a humildade é uma das qualidades mais difíceis de exercer. Porém, humilde não significa ser fraco perante a posição que ocupa. Pode-se nascer com essa característica ou trabalhar para adquiri-la. A humildade é saber ouvir, sem passar por cima do outro, é ser reverente e ter conhecimento exato do que não se é.
Fonte: InfoMoney

E-mail: Uma Poderosa Ferramenta de Comunicação

Dentre todas as ferramentas que compõem a internet, o e-mail foi a que mais se destacou pelas suas transformações no meio pessoal e profissional. No trabalho, virou peça fundamental de comunicação, chegando a status de documento formal, onde todas as informações escritas são consideradas provas de solicitação de serviço e comprovação de atividades. Já dizia um ex-chefe meu: “se não está escrito, não existiu” e fui me acostumando a sempre documentar meus passos diários e conversas via telefone através do correio eletrônico. Alguém mais antigo talvez se lembre de quando os relatórios fotográficos eram primeiramente revelados, depois agrupados, envelopados, postados e, após alguns dias ou semanas, recebidos pela matriz, coisa hoje difícil de imaginar. No campo não-profissional, as antigas correntes que nasciam nas canetas de alguns menos ocupados ou os concursos de cartas sorteadas sendo jogadas aos montes para o alto sucumbiram à praticidade dos e-mails. Amigos distantes se comunicam na velocidade do instante e os possíveis problemas em regiões onde aquele ente querido passara férias hoje são aliviados, não com a angustia da demora de uma carta, mas com a instantaneidade de um e-mail.
Toda essa rapidez trouxe na mesma velocidade alguns problemas de organização, ignorado por muitos pelo fato de não ocuparem espaços físicos, mas que podem causar desgaste na hora de uma busca. Tendo em vista isso, esse artigo foi escrito com base em idéias, experiências práticas, leituras e discussões com outros colegas a respeito do assunto. Algumas dicas podem ser seguidas a risca, ou mesmo adaptadas a realidade de cada um, mas o importante é ter sempre a idéia de que quanto mais enxuta e organizada for a estocagem das informações, mais fácil será sua recuperação no futuro.

PRIMEIRAMENTE, DIFERENCIANDO O PROFISSIONAL DO PESSOAL

Antes de qualquer coisa você terá que ter, no mínimo, dois emails: um pessoal e outro profissional. Mesmo que goste de repassar aquele PowerPoint florido e com uma mensagem poética, nunca o envie do email da empresa. Use o email da empresa apenas para coisas da empresa.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO PARA E-MAILS

Sabemos que os e-mails vêm se tornando um grande ralo de tempo. Por isso é muito importante administrar o tempo dedicado a ele.
Separe sempre dois momentos do dia para lê-los, possivelmente logo pela manha e no final da tarde. Desabilite a função de aviso de chegada de e-mails para não ficar tentado em conferir um a um à medida que vão chegando. Se tiver o recurso de e-mail no celular também desabilite os avisos constantes e aproveite essa tecnologia para conferir e-mails naquela fila de banco demorada, otimizando seu tempo diário.

BARRANDO NA ENTRADA

Certos anúncios e avisos de redes sociais são desnecessários. Além de encher sua caixa de entrada, incita você a verificar aquela promoção, ou mesmo responder a um recado que acabou de chegar ao Facebook. Desabilite todos, e reserve também um momento do dia para navegar em suas redes sociais. Avise seus amigos sobre o não envio de e-mails “fofinhos” para seu e-mail da empresa (informe o e-mail pessoal), cancele aqueles anúncios que você apaga com freqüência, principalmente de sites de compras e corte o mau pela raiz. E não se impressione se receber aqueles e-mails sobre o fim do 13° salário, seringas com HIV espalhadas em cadeiras de cinema, entre outros, e comece a sair disparando para todos achando que está salvando o mundo. Muitos desses são farsas para criar listas de e-mail com o acúmulo dos endereços no corpo dos e-mails repassados. E fique sempre alerta: as noticias correm em todas as mídias jornalísticas, não pensem que algumas “bombas” serão apenas privilégio de divulgação via e-mail.

ORGANIZAÇÃO É FUNDAMENTAL

A caixa de entrada deve ser tratada como o próprio nome diz. Depois que os e-mails entram, devem ter um destino e que, por muitas vezes, pode ser a lata de lixo. Guarde somente o que for necessário e deixe no máximo 10 e-mails na caixa de entrada para análise posterior.
Crie pastas com os assuntos de interesse que você prefere (ou necessita) guardar. Funciona tanto para a o endereço pessoal quanto o profissional. Neste último caso, podem ser separados por atividades, projetos, departamentos ou mesmo ciclo de produção de produtos.
Em se tratando de email empresarial, basicamente existem três tipos:
1. Acionais: Desencadeia uma ação, imediata ou com um prazo geralmente curto. Se a tarefa durar ate 2 minutos execute-a imediatamente. Caso passe desse tempo utilize o recurso oferecidos pelo provedor ou Microsoft Outlook para estabelecer um prazo de execução. Assim que a tarefa for realizada, descarte-o;
2. Documentais: Servem para formalizar ou documentar algo. Este email não pode ser excluído, pois, no futuro, servira como comprovação de alguma decisão tomada. Guarde-o em pasta apropriada;
3. Mistos: E uma fusão dos dois acima. Serve de gatilho para uma ação e deve ser guardado para que a necessidade dessa ação seja comprovada no futuro.
Se algum email chegar à sua caixa e não se enquadrar nesses grupos é porque algum colega de escritório não esta usando o e-mail da empresa como deve ser usado.

CRIANDO E-MAILS AUTO-ORGANIZÁVEIS

Você deve também facilitar a vida de quem está recebendo seus e-mails, até mesmo para orientá-lo em futuras buscas de informações que você enviou (seu amigo talvez não seja tão organizado quanto você será depois desse artigo).
Inicialmente crie uma assinatura simples, porém completa, de forma que atenda as necessidades de um potencial cliente, ou de amigos no caso do e-mail particular (vale salientar que sua assinatura é uma grande ferramenta de networking). Nome, função, empresa, telefones, skype e uma carinhosa mensagem do tipo “acesse nosso site” seguido do website da firma. No caso de e-mail particular, pode colocar além de seus dados pessoas, seu blog, twitter, aquele site onde você publica seus artigos. Em ambas as assinaturas não há necessidade de colocar o endereço do e-mail, afinal de contas ele esta no topo da correspondência digital.
A organização dos e-mails deve seguir uma lógica que sua busca futura esteja facilitada. Inicialmente o campo assunto deve ser escrito de uma forma que, quando lida, passe a idéia do que está escrito no corpo do e-mail. O ideal e que sejam criados TAGs relacionados a grupos de atividades, semelhante aos pacotes de trabalhos, e que esses grupos sejam separados por pastas. Os assuntos devem ser iniciados com os TAGs e todos os emails relacionados, salvos naquelas pastas, tanto os enviados quanto os recebidos.
Ex.:
CLIENTE ALVORADA – Solicitação de material
CARNAVAL OLINDA – lista de pessoas do bloco
Outros assuntos devem ter pastas especificas, mas não em grande quantidade.

SUA MAJESTADE, O RECEPTOR DA MENSAGEM

Antes de qualquer coisa, todos os e-mails devem ser escritos pensando em quem os receberão. Escreva toda a idéia que você quer passar, mas de forma clara e sucinta. Cite e-mails anteriores caso necessite reforçar alguma informação, colocando a data ou mesmo anexando a correspondência anterior. Imagens, desenhos ou croquis também podem ajudar na interpretação de uma mensagem. Caso o texto fique muito cumprido, tente separá-la em tópicos, facilitando a compreensão.
Quando enviá-los, não copie a todos, principalmente os que envolvem decisões delicadas como a advertência a um funcionário. Você pode criar uma matriz de comunicação para orientar tanto seus funcionários quanto a você mesmo sobre quem terá responsabilidade pela informação (Para:), e quem deve apenas ser informado (C.C.:) sobre o assunto. Assim, a informação sairá com destino correto, de todas as suas fontes emissoras.

Você pode criar grupos de envio baseado na matriz de comunicação no Outlook, cadastrando previamente os e-mails das pessoas.

AGORA, AS LIMPEZAS

As caixas, bem como as pastas, devem ser limpas ou esvaziadas de tempos em tempos. Defina o quanto antes o tempo e, caso você tenha memória curta, crie lembretes no Outlook ou nas outras ferramentas de seu servidor de e-mails para tornar isso um hábito.

1. Limpeza da lixeira: varia de acordo com o a perenidade das atividades, mas para fins de exemplo, no inicio de cada mês deve-se esvaziar o material de dois meses atrás para não correr o risco de ter jogado fora algo importante.

2. Limpeza da caixa de Saída: semanalmente, escolhendo os que devem ir para a lixeira e os que serão arquivados.

3. Limpeza das pastas: Bastante subjetivo, depende da natureza do conteúdo. A ser definido pelo usuário.

4. Caixa de entrada: diária

VÃO-SE OS E-MAILS, FICAM-SE OS TELEFONES

Para pequenos avisos ou lembretes não se faz necessário um e-mail. É até mais cordial e mais “humano” um recado vindo de uma voz do que de um texto. Se ainda sim a justificativa for economizar na ligação, pode-se usar um serviço de mensagem instantânea mas é sempre bom evitar o e-mail para não poluir a caixa com aqueles micro-e-mails geralmente sem nada escrito no assunto.
Outro uso do telefonema é quando uma conversa não decola via e-mail, gerando uma série de idas e vindas de correspondências eletrônicas. Se um determinado assunto resultar em mais de duas trocas de e-mails sem solucioná-lo, mude a ferramenta de comunicação para o telefone. Precisando depois, pode formalizar o acordado via e-mail, finalizando a conversa. A propósito, e-mails são ótimas ferramentas para “amarrar” assuntos acordados por telefone. Se o cliente lhe pedir algo que possa gerar transtorno caso o mesmo “esqueça” que pediu, nada melhor que um e-mail iniciando em “conforme acordado via telefone…” para registrar o assunto.

Fonte: Extraído do blog Elcio Fernando Publitário - Texto de José Jayme dos Santos  - Engenheiro Civil pela Universidade Federal de Pernambuco 

Postado por Maria Carvalhal

Para rir uma pouco....

 

O Novo Gerente

Uma conceituada empresa, achando que era hora de mudar o estilo de administração, contratou um novo gerente.

O novo chefão veio determinado a balançar as bases e tornar a empresa mais produtiva.

No primeiro dia, acompanhado dos principais acessores, fez uma inspeção geral.

No setor de empacotamento, todos estavam trabalhando duro, menos um rapaz, que estava encostado na parede, com as mãos nos bolsos.

Vendo aí uma boa oportunidade de demonstrar sua nova filosofia de trabalho, o gerente perguntou ao rapaz:

– Quanto você ganha por mês?

– Duzentos Reais – respondeu ele, sem saber do que se tratava.

Então o gerente tirou 200 reais do bolso e deu para o rapaz, dizendo:

– Aqui estão seus 200 reais deste mês. Agora suma daqui e não volte nunca mais!

O rapaz embolsou o dinheiro e saiu o mais depressa que pode.

O gerente, enchendo o peito, pergunta ao grupo de funcionários:

– Algum de vocês sabe o que esse sujeito repugnante fazia aqui na empresa?

E um dos dois funcionários disse:

– Esse aí era só o entregador de pizza! 

Postado por Maria Carvalhal

10 Dicas para falar em público

"Ter uma boa postura e se comunicar bem garantem a você um diferencial na conquista de um emprego, de um novo cargo e de facilitar seus relacionamentos sociais ou seja a boa comunicação é extremamente necessária para garantir uma agradável socialização, permitindo que você exteriorize a mensagem que precisa transmitir de forma que o receptor possa compreender claramente.

Muitos universitários, executivos e administradores se comunicam muito bem numa roda de amigos, mas na hora de falar em público já não conseguem transmitir tanta segurança. É nesse momento que bate o medo, o nervosismo, a gagueja os tiques, dificultando que a mensagem seja passada com clareza e que o propósito final da apresentação seja cumprida.

Para desenvolver melhor a competência de falar em público, não basta seguir regras de uma boa comunicação, é preciso dedicação e treinamento. Como também sabemos que falar em cima de um palco para milhares de pessoas não deve ser visto como um bicho se sete cabeças, postamos aqui 10 dicas básicas e fáceis de fazer para uma boa apresentação. Guarde essas dicas com você e treine cada ponto delas, até que você se sentir autoconfiante.

1 - Apresentação pessoal: A sua aparência conta muito, então dê uma atenção as roupas que esta vestindo, aos sapatos e a sua higiene pessoal por que a primeira impressão é a que fica.

2 - Seja otimista: Se os discursos que fizeram na sua frente foram bons, não pense que você não possa fazer melhor, tenha pensamentos positivos quanto a sua apresentação, não antecipe erros que ainda não foram cometidos.

3 - Naturalidade: Seja você mesmo, aja naturalmente, não tente ser o que você não é, para que não soe artificial.

4 - Relaxe: Difícil pedir para que você fique calmo diante de uma multidão? Pode ser difícil, mas é necessário, por isso você precisa se esforçar, antes da sua apresentação faça um alongamento, estique as mãos, braços e pernas, faça movimentos circulares com o pescoço. Inspire profundamente pelo nariz e depois expire pela boca por algumas vezes.

Agora levante a cabeça e diga a você mesmo que sua apresentação será um sucesso!

5 - Postura e gesticulação: Mantenha uma boa postura, coluna alinhada, cabeça para cima. Quando estiver falando lembre-se de espalhar uma visão geral sobre todos os participantes ou seja enquanto estiver falando não fique com os olhos em um único lugar, olhe para o pessoas da esquerda, para as pessoas da frente, do fundo e da direita. Evite ficar rígido, parado, ande no palco de forma natural, evite deixar as mãos no bolso, nas costas ou mesmo cruzar os braços. Tenha cuidado com os tiques e as manias, não fique fazendo os mesmos movimentos toda hora como por exemplo sustentar o corpo sobre uma das pernas, andar apressadamente, ficar mexendo no cabelo ou se coçando. Caso você sinta muita dificuldade em onde colocar as mãos, segure na mão uma caneta ou o controle para slide.

6 - Voz, dicção e respiração: Faça diariamente um treinamento de respiração, encha os pulmões, coloque uma caneta transversalmente na boca e fique pronunciando as silabas. No momento da apresentação fale em tom alto, não fale rápido demais, facilite ao máximo para que os receptores possam compreender claramente sua mensagem.

7 - Vocabulário: Muito cuidado com o vocabulário, antes de iniciar sua apresentação procure saber o perfil do público ao qual você esta se dirigindo, qual a idade, a formação social, moral ou intelectual, assim você não corre o risco de falar palavras que o público desconheça ou mesmo de falar assuntos que não os simpatizem ou que firam a cultura deles. Lembrando também para manter cuidado com o mau palavreado e as gírias, para que não sejam utilizadas.

8 - Discurso: Para facilitar a organização da sua oratória , divida o discurso em 4 partes: saudação, tema, corpo da apresentação e encerramento.

9 - Medo: Se você é daqueles que quando vai falar em público começa a estremecer a dar um suador nas mãos, bom, você precisa se controlar. A melhor maneira para conseguir controlar é saber que você não é o único, todas as pessoas que vão falar em público sentem sensações diversas, umas ficam nervosas e depois conseguem relaxar, outras apenas tem seu ritmo cárdico mais acelerado devido a ansiedade, você não é tão diferente dos outros o que precisa fazer é se preparar e ter a certeza de uma coisa: “estou dominando o assunto”, se você não tiver domínio sobre o assunto, santo nenhum irá fazer milagre, se você leu bastante sobre o tema do seu discurso, sabe das atualidades sobre ele, conhece um pouco do histórico e conseguiu entender bem o que pretende transmitir, então você tem o bastante para passar a informação e se sentir seguro.

10 - O orador: Seja criativo, sorridente, interessado, entusiasmado e com muito jogo de cintura, desta forma não terá como você perder a calma se algum inconveniente acontecer. "

Fonte: Lidernato -   http://www.site.lidernato.com.br

Postado por Maria Carvalhal

Comunicação Empresarial

 "As pessoas que mais nos impressionam e que mais exercem influência 

positiva sobre os outros têm uma qualidade em comum:

SÃO EXCELENTE COMUNICADORES"

POSTADO POR: Jéssica Pires

COMUNICAÇÃO: Um Desafio para a Organização Contemporânea

Acreditamos não haver exagero em se afirmar que a comunicação seja a própria essência do relacionamento humano, pois é através dela que eles trocam as suas mensagens e assim afetam suas vidas e as dos outros.

É o passo inicial para o desempenho de tal e qualquer atividade. Portanto, uma empresa simplesmente não poderia funcionar sem ela. Desse modo, todas as pessoas numa empresa compartilham a responsabilidade pelas comunicações; todas elas originam e recebem informações. É através delas que as atividades organizacionais são integradas e dirigidas para realização dos objetivos das instituições. 
Quando emitimos uma opinião, mandamos um e-mail ou mesmo realizamos uma palestra, estamos projetando signos e códigos que expressam nossas personalidade, habilidades, capacidades, além de outros aspectos a nós pertinentes.

Além de ajudar-nos em nosso dia a dia, os métodos de comunicação quando bem conhecidos e aplicados colaboram na formação de equipes de trabalho mais produtivas e eficientes, na redução de conflitos e na criação de um ambiente mais harmônico em nossa organização.