E-mail: Uma Poderosa Ferramenta de Comunicação

Dentre todas as ferramentas que compõem a internet, o e-mail foi a que mais se destacou pelas suas transformações no meio pessoal e profissional. No trabalho, virou peça fundamental de comunicação, chegando a status de documento formal, onde todas as informações escritas são consideradas provas de solicitação de serviço e comprovação de atividades. Já dizia um ex-chefe meu: “se não está escrito, não existiu” e fui me acostumando a sempre documentar meus passos diários e conversas via telefone através do correio eletrônico. Alguém mais antigo talvez se lembre de quando os relatórios fotográficos eram primeiramente revelados, depois agrupados, envelopados, postados e, após alguns dias ou semanas, recebidos pela matriz, coisa hoje difícil de imaginar. No campo não-profissional, as antigas correntes que nasciam nas canetas de alguns menos ocupados ou os concursos de cartas sorteadas sendo jogadas aos montes para o alto sucumbiram à praticidade dos e-mails. Amigos distantes se comunicam na velocidade do instante e os possíveis problemas em regiões onde aquele ente querido passara férias hoje são aliviados, não com a angustia da demora de uma carta, mas com a instantaneidade de um e-mail.
Toda essa rapidez trouxe na mesma velocidade alguns problemas de organização, ignorado por muitos pelo fato de não ocuparem espaços físicos, mas que podem causar desgaste na hora de uma busca. Tendo em vista isso, esse artigo foi escrito com base em idéias, experiências práticas, leituras e discussões com outros colegas a respeito do assunto. Algumas dicas podem ser seguidas a risca, ou mesmo adaptadas a realidade de cada um, mas o importante é ter sempre a idéia de que quanto mais enxuta e organizada for a estocagem das informações, mais fácil será sua recuperação no futuro.

PRIMEIRAMENTE, DIFERENCIANDO O PROFISSIONAL DO PESSOAL

Antes de qualquer coisa você terá que ter, no mínimo, dois emails: um pessoal e outro profissional. Mesmo que goste de repassar aquele PowerPoint florido e com uma mensagem poética, nunca o envie do email da empresa. Use o email da empresa apenas para coisas da empresa.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO PARA E-MAILS

Sabemos que os e-mails vêm se tornando um grande ralo de tempo. Por isso é muito importante administrar o tempo dedicado a ele.
Separe sempre dois momentos do dia para lê-los, possivelmente logo pela manha e no final da tarde. Desabilite a função de aviso de chegada de e-mails para não ficar tentado em conferir um a um à medida que vão chegando. Se tiver o recurso de e-mail no celular também desabilite os avisos constantes e aproveite essa tecnologia para conferir e-mails naquela fila de banco demorada, otimizando seu tempo diário.

BARRANDO NA ENTRADA

Certos anúncios e avisos de redes sociais são desnecessários. Além de encher sua caixa de entrada, incita você a verificar aquela promoção, ou mesmo responder a um recado que acabou de chegar ao Facebook. Desabilite todos, e reserve também um momento do dia para navegar em suas redes sociais. Avise seus amigos sobre o não envio de e-mails “fofinhos” para seu e-mail da empresa (informe o e-mail pessoal), cancele aqueles anúncios que você apaga com freqüência, principalmente de sites de compras e corte o mau pela raiz. E não se impressione se receber aqueles e-mails sobre o fim do 13° salário, seringas com HIV espalhadas em cadeiras de cinema, entre outros, e comece a sair disparando para todos achando que está salvando o mundo. Muitos desses são farsas para criar listas de e-mail com o acúmulo dos endereços no corpo dos e-mails repassados. E fique sempre alerta: as noticias correm em todas as mídias jornalísticas, não pensem que algumas “bombas” serão apenas privilégio de divulgação via e-mail.

ORGANIZAÇÃO É FUNDAMENTAL

A caixa de entrada deve ser tratada como o próprio nome diz. Depois que os e-mails entram, devem ter um destino e que, por muitas vezes, pode ser a lata de lixo. Guarde somente o que for necessário e deixe no máximo 10 e-mails na caixa de entrada para análise posterior.
Crie pastas com os assuntos de interesse que você prefere (ou necessita) guardar. Funciona tanto para a o endereço pessoal quanto o profissional. Neste último caso, podem ser separados por atividades, projetos, departamentos ou mesmo ciclo de produção de produtos.
Em se tratando de email empresarial, basicamente existem três tipos:
1. Acionais: Desencadeia uma ação, imediata ou com um prazo geralmente curto. Se a tarefa durar ate 2 minutos execute-a imediatamente. Caso passe desse tempo utilize o recurso oferecidos pelo provedor ou Microsoft Outlook para estabelecer um prazo de execução. Assim que a tarefa for realizada, descarte-o;
2. Documentais: Servem para formalizar ou documentar algo. Este email não pode ser excluído, pois, no futuro, servira como comprovação de alguma decisão tomada. Guarde-o em pasta apropriada;
3. Mistos: E uma fusão dos dois acima. Serve de gatilho para uma ação e deve ser guardado para que a necessidade dessa ação seja comprovada no futuro.
Se algum email chegar à sua caixa e não se enquadrar nesses grupos é porque algum colega de escritório não esta usando o e-mail da empresa como deve ser usado.

CRIANDO E-MAILS AUTO-ORGANIZÁVEIS

Você deve também facilitar a vida de quem está recebendo seus e-mails, até mesmo para orientá-lo em futuras buscas de informações que você enviou (seu amigo talvez não seja tão organizado quanto você será depois desse artigo).
Inicialmente crie uma assinatura simples, porém completa, de forma que atenda as necessidades de um potencial cliente, ou de amigos no caso do e-mail particular (vale salientar que sua assinatura é uma grande ferramenta de networking). Nome, função, empresa, telefones, skype e uma carinhosa mensagem do tipo “acesse nosso site” seguido do website da firma. No caso de e-mail particular, pode colocar além de seus dados pessoas, seu blog, twitter, aquele site onde você publica seus artigos. Em ambas as assinaturas não há necessidade de colocar o endereço do e-mail, afinal de contas ele esta no topo da correspondência digital.
A organização dos e-mails deve seguir uma lógica que sua busca futura esteja facilitada. Inicialmente o campo assunto deve ser escrito de uma forma que, quando lida, passe a idéia do que está escrito no corpo do e-mail. O ideal e que sejam criados TAGs relacionados a grupos de atividades, semelhante aos pacotes de trabalhos, e que esses grupos sejam separados por pastas. Os assuntos devem ser iniciados com os TAGs e todos os emails relacionados, salvos naquelas pastas, tanto os enviados quanto os recebidos.
Ex.:
CLIENTE ALVORADA – Solicitação de material
CARNAVAL OLINDA – lista de pessoas do bloco
Outros assuntos devem ter pastas especificas, mas não em grande quantidade.

SUA MAJESTADE, O RECEPTOR DA MENSAGEM

Antes de qualquer coisa, todos os e-mails devem ser escritos pensando em quem os receberão. Escreva toda a idéia que você quer passar, mas de forma clara e sucinta. Cite e-mails anteriores caso necessite reforçar alguma informação, colocando a data ou mesmo anexando a correspondência anterior. Imagens, desenhos ou croquis também podem ajudar na interpretação de uma mensagem. Caso o texto fique muito cumprido, tente separá-la em tópicos, facilitando a compreensão.
Quando enviá-los, não copie a todos, principalmente os que envolvem decisões delicadas como a advertência a um funcionário. Você pode criar uma matriz de comunicação para orientar tanto seus funcionários quanto a você mesmo sobre quem terá responsabilidade pela informação (Para:), e quem deve apenas ser informado (C.C.:) sobre o assunto. Assim, a informação sairá com destino correto, de todas as suas fontes emissoras.

Você pode criar grupos de envio baseado na matriz de comunicação no Outlook, cadastrando previamente os e-mails das pessoas.

AGORA, AS LIMPEZAS

As caixas, bem como as pastas, devem ser limpas ou esvaziadas de tempos em tempos. Defina o quanto antes o tempo e, caso você tenha memória curta, crie lembretes no Outlook ou nas outras ferramentas de seu servidor de e-mails para tornar isso um hábito.

1. Limpeza da lixeira: varia de acordo com o a perenidade das atividades, mas para fins de exemplo, no inicio de cada mês deve-se esvaziar o material de dois meses atrás para não correr o risco de ter jogado fora algo importante.

2. Limpeza da caixa de Saída: semanalmente, escolhendo os que devem ir para a lixeira e os que serão arquivados.

3. Limpeza das pastas: Bastante subjetivo, depende da natureza do conteúdo. A ser definido pelo usuário.

4. Caixa de entrada: diária

VÃO-SE OS E-MAILS, FICAM-SE OS TELEFONES

Para pequenos avisos ou lembretes não se faz necessário um e-mail. É até mais cordial e mais “humano” um recado vindo de uma voz do que de um texto. Se ainda sim a justificativa for economizar na ligação, pode-se usar um serviço de mensagem instantânea mas é sempre bom evitar o e-mail para não poluir a caixa com aqueles micro-e-mails geralmente sem nada escrito no assunto.
Outro uso do telefonema é quando uma conversa não decola via e-mail, gerando uma série de idas e vindas de correspondências eletrônicas. Se um determinado assunto resultar em mais de duas trocas de e-mails sem solucioná-lo, mude a ferramenta de comunicação para o telefone. Precisando depois, pode formalizar o acordado via e-mail, finalizando a conversa. A propósito, e-mails são ótimas ferramentas para “amarrar” assuntos acordados por telefone. Se o cliente lhe pedir algo que possa gerar transtorno caso o mesmo “esqueça” que pediu, nada melhor que um e-mail iniciando em “conforme acordado via telefone…” para registrar o assunto.

Fonte: Extraído do blog Elcio Fernando Publitário - Texto de José Jayme dos Santos  - Engenheiro Civil pela Universidade Federal de Pernambuco 

Postado por Maria Carvalhal

Para rir uma pouco....

 

O Novo Gerente

Uma conceituada empresa, achando que era hora de mudar o estilo de administração, contratou um novo gerente.

O novo chefão veio determinado a balançar as bases e tornar a empresa mais produtiva.

No primeiro dia, acompanhado dos principais acessores, fez uma inspeção geral.

No setor de empacotamento, todos estavam trabalhando duro, menos um rapaz, que estava encostado na parede, com as mãos nos bolsos.

Vendo aí uma boa oportunidade de demonstrar sua nova filosofia de trabalho, o gerente perguntou ao rapaz:

– Quanto você ganha por mês?

– Duzentos Reais – respondeu ele, sem saber do que se tratava.

Então o gerente tirou 200 reais do bolso e deu para o rapaz, dizendo:

– Aqui estão seus 200 reais deste mês. Agora suma daqui e não volte nunca mais!

O rapaz embolsou o dinheiro e saiu o mais depressa que pode.

O gerente, enchendo o peito, pergunta ao grupo de funcionários:

– Algum de vocês sabe o que esse sujeito repugnante fazia aqui na empresa?

E um dos dois funcionários disse:

– Esse aí era só o entregador de pizza! 

Postado por Maria Carvalhal

10 Dicas para falar em público

"Ter uma boa postura e se comunicar bem garantem a você um diferencial na conquista de um emprego, de um novo cargo e de facilitar seus relacionamentos sociais ou seja a boa comunicação é extremamente necessária para garantir uma agradável socialização, permitindo que você exteriorize a mensagem que precisa transmitir de forma que o receptor possa compreender claramente.

Muitos universitários, executivos e administradores se comunicam muito bem numa roda de amigos, mas na hora de falar em público já não conseguem transmitir tanta segurança. É nesse momento que bate o medo, o nervosismo, a gagueja os tiques, dificultando que a mensagem seja passada com clareza e que o propósito final da apresentação seja cumprida.

Para desenvolver melhor a competência de falar em público, não basta seguir regras de uma boa comunicação, é preciso dedicação e treinamento. Como também sabemos que falar em cima de um palco para milhares de pessoas não deve ser visto como um bicho se sete cabeças, postamos aqui 10 dicas básicas e fáceis de fazer para uma boa apresentação. Guarde essas dicas com você e treine cada ponto delas, até que você se sentir autoconfiante.

1 - Apresentação pessoal: A sua aparência conta muito, então dê uma atenção as roupas que esta vestindo, aos sapatos e a sua higiene pessoal por que a primeira impressão é a que fica.

2 - Seja otimista: Se os discursos que fizeram na sua frente foram bons, não pense que você não possa fazer melhor, tenha pensamentos positivos quanto a sua apresentação, não antecipe erros que ainda não foram cometidos.

3 - Naturalidade: Seja você mesmo, aja naturalmente, não tente ser o que você não é, para que não soe artificial.

4 - Relaxe: Difícil pedir para que você fique calmo diante de uma multidão? Pode ser difícil, mas é necessário, por isso você precisa se esforçar, antes da sua apresentação faça um alongamento, estique as mãos, braços e pernas, faça movimentos circulares com o pescoço. Inspire profundamente pelo nariz e depois expire pela boca por algumas vezes.

Agora levante a cabeça e diga a você mesmo que sua apresentação será um sucesso!

5 - Postura e gesticulação: Mantenha uma boa postura, coluna alinhada, cabeça para cima. Quando estiver falando lembre-se de espalhar uma visão geral sobre todos os participantes ou seja enquanto estiver falando não fique com os olhos em um único lugar, olhe para o pessoas da esquerda, para as pessoas da frente, do fundo e da direita. Evite ficar rígido, parado, ande no palco de forma natural, evite deixar as mãos no bolso, nas costas ou mesmo cruzar os braços. Tenha cuidado com os tiques e as manias, não fique fazendo os mesmos movimentos toda hora como por exemplo sustentar o corpo sobre uma das pernas, andar apressadamente, ficar mexendo no cabelo ou se coçando. Caso você sinta muita dificuldade em onde colocar as mãos, segure na mão uma caneta ou o controle para slide.

6 - Voz, dicção e respiração: Faça diariamente um treinamento de respiração, encha os pulmões, coloque uma caneta transversalmente na boca e fique pronunciando as silabas. No momento da apresentação fale em tom alto, não fale rápido demais, facilite ao máximo para que os receptores possam compreender claramente sua mensagem.

7 - Vocabulário: Muito cuidado com o vocabulário, antes de iniciar sua apresentação procure saber o perfil do público ao qual você esta se dirigindo, qual a idade, a formação social, moral ou intelectual, assim você não corre o risco de falar palavras que o público desconheça ou mesmo de falar assuntos que não os simpatizem ou que firam a cultura deles. Lembrando também para manter cuidado com o mau palavreado e as gírias, para que não sejam utilizadas.

8 - Discurso: Para facilitar a organização da sua oratória , divida o discurso em 4 partes: saudação, tema, corpo da apresentação e encerramento.

9 - Medo: Se você é daqueles que quando vai falar em público começa a estremecer a dar um suador nas mãos, bom, você precisa se controlar. A melhor maneira para conseguir controlar é saber que você não é o único, todas as pessoas que vão falar em público sentem sensações diversas, umas ficam nervosas e depois conseguem relaxar, outras apenas tem seu ritmo cárdico mais acelerado devido a ansiedade, você não é tão diferente dos outros o que precisa fazer é se preparar e ter a certeza de uma coisa: “estou dominando o assunto”, se você não tiver domínio sobre o assunto, santo nenhum irá fazer milagre, se você leu bastante sobre o tema do seu discurso, sabe das atualidades sobre ele, conhece um pouco do histórico e conseguiu entender bem o que pretende transmitir, então você tem o bastante para passar a informação e se sentir seguro.

10 - O orador: Seja criativo, sorridente, interessado, entusiasmado e com muito jogo de cintura, desta forma não terá como você perder a calma se algum inconveniente acontecer. "

Fonte: Lidernato -   http://www.site.lidernato.com.br

Postado por Maria Carvalhal

Comunicação Empresarial

 "As pessoas que mais nos impressionam e que mais exercem influência 

positiva sobre os outros têm uma qualidade em comum:

SÃO EXCELENTE COMUNICADORES"

POSTADO POR: Jéssica Pires

COMUNICAÇÃO: Um Desafio para a Organização Contemporânea

Acreditamos não haver exagero em se afirmar que a comunicação seja a própria essência do relacionamento humano, pois é através dela que eles trocam as suas mensagens e assim afetam suas vidas e as dos outros.

É o passo inicial para o desempenho de tal e qualquer atividade. Portanto, uma empresa simplesmente não poderia funcionar sem ela. Desse modo, todas as pessoas numa empresa compartilham a responsabilidade pelas comunicações; todas elas originam e recebem informações. É através delas que as atividades organizacionais são integradas e dirigidas para realização dos objetivos das instituições. 
Quando emitimos uma opinião, mandamos um e-mail ou mesmo realizamos uma palestra, estamos projetando signos e códigos que expressam nossas personalidade, habilidades, capacidades, além de outros aspectos a nós pertinentes.

Além de ajudar-nos em nosso dia a dia, os métodos de comunicação quando bem conhecidos e aplicados colaboram na formação de equipes de trabalho mais produtivas e eficientes, na redução de conflitos e na criação de um ambiente mais harmônico em nossa organização.