Antes de qualquer coisa você terá que ter, no mínimo, dois emails: um pessoal e outro profissional. Mesmo que goste de repassar aquele PowerPoint florido e com uma mensagem poética, nunca o envie do email da empresa. Use o email da empresa apenas para coisas da empresa.
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO PARA E-MAILS
Sabemos que os e-mails vêm se tornando um grande ralo de tempo. Por isso é muito importante administrar o tempo dedicado a ele.
Separe sempre dois momentos do dia para lê-los, possivelmente logo pela manha e no final da tarde. Desabilite a função de aviso de chegada de e-mails para não ficar tentado em conferir um a um à medida que vão chegando. Se tiver o recurso de e-mail no celular também desabilite os avisos constantes e aproveite essa tecnologia para conferir e-mails naquela fila de banco demorada, otimizando seu tempo diário.
BARRANDO NA ENTRADA
Certos anúncios e avisos de redes sociais são desnecessários. Além de encher sua caixa de entrada, incita você a verificar aquela promoção, ou mesmo responder a um recado que acabou de chegar ao Facebook. Desabilite todos, e reserve também um momento do dia para navegar em suas redes sociais. Avise seus amigos sobre o não envio de e-mails “fofinhos” para seu e-mail da empresa (informe o e-mail pessoal), cancele aqueles anúncios que você apaga com freqüência, principalmente de sites de compras e corte o mau pela raiz. E não se impressione se receber aqueles e-mails sobre o fim do 13° salário, seringas com HIV espalhadas em cadeiras de cinema, entre outros, e comece a sair disparando para todos achando que está salvando o mundo. Muitos desses são farsas para criar listas de e-mail com o acúmulo dos endereços no corpo dos e-mails repassados. E fique sempre alerta: as noticias correm em todas as mídias jornalísticas, não pensem que algumas “bombas” serão apenas privilégio de divulgação via e-mail.
ORGANIZAÇÃO É FUNDAMENTAL
A caixa de entrada deve ser tratada como o próprio nome diz. Depois que os e-mails entram, devem ter um destino e que, por muitas vezes, pode ser a lata de lixo. Guarde somente o que for necessário e deixe no máximo 10 e-mails na caixa de entrada para análise posterior.
Crie pastas com os assuntos de interesse que você prefere (ou necessita) guardar. Funciona tanto para a o endereço pessoal quanto o profissional. Neste último caso, podem ser separados por atividades, projetos, departamentos ou mesmo ciclo de produção de produtos.
Em se tratando de email empresarial, basicamente existem três tipos:
1. Acionais: Desencadeia uma ação, imediata ou com um prazo geralmente curto. Se a tarefa durar ate 2 minutos execute-a imediatamente. Caso passe desse tempo utilize o recurso oferecidos pelo provedor ou Microsoft Outlook para estabelecer um prazo de execução. Assim que a tarefa for realizada, descarte-o;
2. Documentais: Servem para formalizar ou documentar algo. Este email não pode ser excluído, pois, no futuro, servira como comprovação de alguma decisão tomada. Guarde-o em pasta apropriada;
3. Mistos: E uma fusão dos dois acima. Serve de gatilho para uma ação e deve ser guardado para que a necessidade dessa ação seja comprovada no futuro.
Se algum email chegar à sua caixa e não se enquadrar nesses grupos é porque algum colega de escritório não esta usando o e-mail da empresa como deve ser usado.
CRIANDO E-MAILS AUTO-ORGANIZÁVEIS
Você deve também facilitar a vida de quem está recebendo seus e-mails, até mesmo para orientá-lo em futuras buscas de informações que você enviou (seu amigo talvez não seja tão organizado quanto você será depois desse artigo).
Inicialmente crie uma assinatura simples, porém completa, de forma que atenda as necessidades de um potencial cliente, ou de amigos no caso do e-mail particular (vale salientar que sua assinatura é uma grande ferramenta de networking). Nome, função, empresa, telefones, skype e uma carinhosa mensagem do tipo “acesse nosso site” seguido do website da firma. No caso de e-mail particular, pode colocar além de seus dados pessoas, seu blog, twitter, aquele site onde você publica seus artigos. Em ambas as assinaturas não há necessidade de colocar o endereço do e-mail, afinal de contas ele esta no topo da correspondência digital.
A organização dos e-mails deve seguir uma lógica que sua busca futura esteja facilitada. Inicialmente o campo assunto deve ser escrito de uma forma que, quando lida, passe a idéia do que está escrito no corpo do e-mail. O ideal e que sejam criados TAGs relacionados a grupos de atividades, semelhante aos pacotes de trabalhos, e que esses grupos sejam separados por pastas. Os assuntos devem ser iniciados com os TAGs e todos os emails relacionados, salvos naquelas pastas, tanto os enviados quanto os recebidos.
Ex.:
CLIENTE ALVORADA – Solicitação de material
CARNAVAL OLINDA – lista de pessoas do bloco
Outros assuntos devem ter pastas especificas, mas não em grande quantidade.
SUA MAJESTADE, O RECEPTOR DA MENSAGEM
Antes de qualquer coisa, todos os e-mails devem ser escritos pensando em quem os receberão. Escreva toda a idéia que você quer passar, mas de forma clara e sucinta. Cite e-mails anteriores caso necessite reforçar alguma informação, colocando a data ou mesmo anexando a correspondência anterior. Imagens, desenhos ou croquis também podem ajudar na interpretação de uma mensagem. Caso o texto fique muito cumprido, tente separá-la em tópicos, facilitando a compreensão.
Quando enviá-los, não copie a todos, principalmente os que envolvem decisões delicadas como a advertência a um funcionário. Você pode criar uma matriz de comunicação para orientar tanto seus funcionários quanto a você mesmo sobre quem terá responsabilidade pela informação (Para:), e quem deve apenas ser informado (C.C.:) sobre o assunto. Assim, a informação sairá com destino correto, de todas as suas fontes emissoras.
Você pode criar grupos de envio baseado na matriz de comunicação no Outlook, cadastrando previamente os e-mails das pessoas.
AGORA, AS LIMPEZAS
As caixas, bem como as pastas, devem ser limpas ou esvaziadas de tempos em tempos. Defina o quanto antes o tempo e, caso você tenha memória curta, crie lembretes no Outlook ou nas outras ferramentas de seu servidor de e-mails para tornar isso um hábito.
1. Limpeza da lixeira: varia de acordo com o a perenidade das atividades, mas para fins de exemplo, no inicio de cada mês deve-se esvaziar o material de dois meses atrás para não correr o risco de ter jogado fora algo importante.
2. Limpeza da caixa de Saída: semanalmente, escolhendo os que devem ir para a lixeira e os que serão arquivados.
3. Limpeza das pastas: Bastante subjetivo, depende da natureza do conteúdo. A ser definido pelo usuário.
4. Caixa de entrada: diária
VÃO-SE OS E-MAILS, FICAM-SE OS TELEFONESPara pequenos avisos ou lembretes não se faz necessário um e-mail. É até mais cordial e mais “humano” um recado vindo de uma voz do que de um texto. Se ainda sim a justificativa for economizar na ligação, pode-se usar um serviço de mensagem instantânea mas é sempre bom evitar o e-mail para não poluir a caixa com aqueles micro-e-mails geralmente sem nada escrito no assunto.
Outro uso do telefonema é quando uma conversa não decola via e-mail, gerando uma série de idas e vindas de correspondências eletrônicas. Se um determinado assunto resultar em mais de duas trocas de e-mails sem solucioná-lo, mude a ferramenta de comunicação para o telefone. Precisando depois, pode formalizar o acordado via e-mail, finalizando a conversa. A propósito, e-mails são ótimas ferramentas para “amarrar” assuntos acordados por telefone. Se o cliente lhe pedir algo que possa gerar transtorno caso o mesmo “esqueça” que pediu, nada melhor que um e-mail iniciando em “conforme acordado via telefone…” para registrar o assunto.
Fonte: Extraído do blog Elcio Fernando Publitário - Texto de José Jayme dos Santos - Engenheiro Civil pela Universidade Federal de Pernambuco
Postado por Maria Carvalhal
